1) Pode ser remetida cópia da legislação
em papel?
Não. A base é exclusivamente informatizada,
por isso não se recebe a legislação em papel. As leis que têm
sido enviadas para o TCE em papel estão sendo devolvidas.
2) Por que é preciso salvar os documentos
na pasta A:\BLM?
Para simplificar o procedimento de recebimento
desses documentos. O programa desenvolvido no TCE que analisa
os disquetes verifica apenas os documentos existentes nessa
pasta.
3) Tenho arquivos salvos no formato TXT,
posso entregar tais arquivos?
Não. Serão aceitos apenas arquivos no
formato Microsoft Word.
4) Por que foi escolhido o formato Microsoft
Word? Não poderia ser usado outro formato, inclusive não proprietário?
O formato Microsoft Word foi escolhido por
ser um padrão de mercado, ou seja, é o formato que a grande
maioria dos órgãos está habilitada a produzir sem maiores complicações.
Não é necessariamente o formato no qual os arquivos serão disponibilizados
para consulta final na Internet.
5) Por que não posso enviar os documentos
por correio eletrônico?
Em uma fase subseqüente será implementada
a entrega eletrônica dos documentos pela Internet. Entretanto,
também essa etapa futura não utilizará o sistema de correio
eletrônico. Não é possível comprovar o recebimento dos documentos
por e-mail, por isso essa ferramenta não está sendo empregada
no sistema BLM.
6) Como proceder no caso de uma norma
que é composta de vários anexos, muitos deles extraídos de consultas
a sistemas?Posso entregar essa norma em vários arquivos?
Não, toda norma deve ser entregue em um único
arquivo .DOC. Todos os anexos devem ser reunidos junto ao documento
principal. A entrega de uma norma em múltiplos arquivos complicaria
sobremaneira o processamento da mesma pelo sistema BLM. Também
a operação de consulta seria prejudicada neste caso, pois a
resposta poderia conter apenas parte da norma em vez do todo,
dificultando a compreensão do consulente.
7) Alguns anexos da norma ficam desformatados
com a fonte padrão (Times New Roman). Posso usar uma fonte de
espaçamento fixo (ex.: Courier New) nessa parte da norma?
Sim. A fonte padrão Times New Roman deve ser
usado sempre que possível, porém em casos em que isso dificulte
o entendimento do conteúdo, é possível substituí-lo por outro
mais apropriado. É importante lembrar que o principal objetivo
da BLM é permitir a recuperação de informação. Para fins de
pesquisa, a fonte utilizada no documento não é relevante.
Sugere-se que os anexos em formato .TXT sejam
inseridos no documento Word após a seleção da fonte de espaçamento
fixo, através da opção "Arquivo" do menu "Inserir".
Quanto aos anexos em formato .XLS (planilha
Excel), sugere-se que os mesmos sejam inseridos no documento
Word com a opção "Colar Especial" do Menu "Editar".
8) Que prazo o município tem
para enviar a legislação a partir da expedição
do Ofício Circular?
A remessa de legislação
deve ser imediata e a atualização bimestral.
9) Se o município não
possui a legislação em meio eletrônico,
o que deve fazer?
Deve providenciar sua digitação
e, então, remetê-la ao TCE-RS.
10) Por que não podem ser enviados
ao TCE-RS arquivos digitalizados?
Porque a pesquisa incidirá nos
textos (palavras) das legislações e o formato
digitalizado (que é apenas uma imagem) não possibilita
tal tipo de pesquisa.
11) O município pode enviar
leis a qualquer momento, ou deve aguardar orientação
do TCE-RS?
Os Ofícios Circulares expedidos
pelo TCE-RS estabelecem quais leis devem ser remetidas e quando.
